As despesas profissionais dedutíveis, rubrica a rubrica

As despesas profissionais são os gastos necessários à obtenção do seu rendimento: aquilo que paga porque trabalha, e que de outro modo não pagaria. A lei federal torna-as dedutíveis, uma portaria do Departamento Federal das Finanças fixa os montantes fixos, e cada cantão acrescenta as suas próprias tabelas para o imposto cantonal e municipal.

Enquanto for tributado na fonte, nada disto lhe diz diretamente respeito: a tabela do seu empregador já contém uma parte fixa de despesas profissionais, idêntica para todos. Estas rubricas só se tornam deduções reais em tributação ordinária ulterior. Este guia descreve o que poderá então fazer valer, e o que não passará.

Os limites federais em vigor

Estes montantes são os do imposto federal direto. Constituem a base comum; o seu cantão aplica em paralelo os seus próprios limites, por vezes mais largos, por vezes mais estreitos.

O trajeto domicílio – trabalho

Transportes públicos: o custo real

Deduz o que paga: passe de percurso, passe geral, passe comunitário, ou bilhetes se as suas deslocações forem irregulares. O montante admitido para no limite federal, que é atingido logo que um passe geral figure no processo.

Este limite é uma das raras barreiras que atinge as longas distâncias: acima dele, a despesa fica a seu cargo sem efeito fiscal. Cada cantão fixou o seu próprio limite para o imposto cantonal, e nem sempre coincide com o limite federal.

Automóvel: a exceção, não a regra

O veículo privado só é admitido se os transportes públicos não estiverem disponíveis ou não forem razoavelmente exigíveis: falta de serviço, horários incompatíveis com os seus, deficiência, ganho de tempo considerável no trajeto completo. A compensação calcula-se então ao quilómetro, segundo uma tarifa fixada pela portaria federal e retomada pelos cantões.

Residência semanal

Se o seu trabalho o obriga a alojar-se durante a semana longe do seu domicílio, o custo suplementar do alojamento e os regressos semanais são dedutíveis. É uma situação corrente entre os recém-chegados cuja família permanece estabelecida noutro lugar — e uma rubrica que a retenção na fonte ignora por completo.

As refeições tomadas fora de casa

O montante fixo aplica-se por dia trabalhado, quando a duração da pausa ou a distância não lhe permitem voltar a casa para comer. Conta-se em dias efetivos: férias, feriados, doença e teletrabalho em casa são retirados.

O montante fixo é reduzido a metade logo que o empregador participa na refeição, seja de que forma for: cantina de empresa, vales de refeição, restaurante convencionado, contribuição em dinheiro. Essa participação figura habitualmente no certificado de salário, e a administração verifica-a.

O trabalho por turnos ou noturno abre um montante fixo próprio, que não se acumula com o das refeições ordinárias nos mesmos dias.

As outras despesas profissionais

É uma categoria abrangente, coberta por um montante fixo proporcional ao salário líquido e enquadrado por um mínimo e um máximo. Compreende as ferramentas, o vestuário de trabalho, a literatura especializada, o material informático privado utilizado para o trabalho e o escritório em casa.

Este montante fixo é concedido sem comprovativo. Pode substituí-lo pelas suas despesas reais, mas então para toda a categoria e com documentos: não é possível manter o montante fixo e acrescentar-lhe uma despesa por cima.

O escritório em casa

A dedução separada de uma divisão de trabalho pressupõe três condições cumulativas: realiza regularmente uma parte importante do seu trabalho em casa, o seu empregador não põe à sua disposição um posto de trabalho adequado, e uma divisão está principalmente afeta a esse uso. Um canto da sala não basta.

Quando as condições estão reunidas, retém-se uma parte da renda proporcional à superfície. O cálculo raramente ultrapassa o montante fixo para um assalariado em teletrabalho parcial: verifique antes de renunciar ao montante fixo.

A formação contínua

As despesas de formação e de aperfeiçoamento com fins profissionais, reconversão incluída, deduzem-se separadamente e com comprovativos, dentro de um limite anual fixado pela lei federal. Não é uma despesa profissional em sentido estrito, mas uma dedução geral: não consome o montante fixo acima.

Duas reservas. A formação inicial — um primeiro diploma do grau secundário II — não é dedutível. E o que o seu empregador suporta também não: só conta a parte que ficou a seu cargo.

Montante fixo ou despesas reais: qual ganha

A questão não se coloca da mesma forma consoante as rubricas. Algumas são sempre reais, outras sempre fixas, e apenas uma se escolhe.

A regra empírica cabe numa linha: o montante fixo das outras despesas profissionais bate as despesas reais para a maioria dos empregados de escritório, e perde para as profissões que compram as suas ferramentas. Faça o cálculo uma vez, valerá para vários anos.

O que não se deduz

Estas despesas reaparecem constantemente e não conferem qualquer direito. Inscrevê-las expõe a uma correção, com juros.

• O que o empregador lhe reembolsa. Os reembolsos figuram no ponto 13 do seu certificado de salário — ver como o ler.
• O vestuário comum, mesmo comprado para o escritório. Só contam as roupas de proteção ou o uniforme.
• As refeições dos dias não trabalhados, e as tomadas no seu domicílio em teletrabalho.
• As multas de trânsito, as despesas de estacionamento privado, as portagens de conforto.
• A formação inicial e as despesas de creche, que dependem de outras deduções.
• A mudança de casa por conveniência pessoal. Só uma mudança imposta pelo empregador pode ser admitida.

Constituir o processo

1. 01

   Conte os seus dias trabalhados

   Os montantes fixos de refeições e de transporte dependem deles, e uma taxa de atividade parcial reduz-nos na mesma proporção. O ponto 15 do certificado de salário menciona os períodos de emprego.

2. 02

   Reúna os documentos que provam o custo

   Passe de transporte, faturas de formação, discriminação da participação nas refeições. Os montantes fixos não exigem nada; tudo o resto, sim.

3. 03

   Compare o total com o montante fixo da fonte

   A tabela já contém uma parte de despesas. Se as suas rubricas reais ficarem abaixo, a tributação ordinária custar-lhe-ia mais do que renderia.

4. 04

   Decida antes de 31 de março

   É o prazo do pedido de TOU, e é de caducidade. A decisão é irreversível — ver o que compromete.

Perguntas frequentes