Abzugsfähige Berufskosten, Position für Position

Berufskosten sind die zur Erzielung Ihres Einkommens notwendigen Ausgaben: das, was Sie bezahlen, weil Sie arbeiten, und was Sie sonst nicht bezahlen würden. Das Bundesgesetz macht sie abziehbar, eine Verordnung des Eidgenössischen Finanzdepartements legt die Pauschalen fest, und jeder Kanton fügt für die Kantons- und Gemeindesteuer seine eigenen Ansätze hinzu.

Solange Sie an der Quelle besteuert werden, betrifft Sie all das nicht unmittelbar: Der Tarif Ihres Arbeitgebers enthält bereits einen pauschalen Anteil Berufskosten, für alle gleich. Diese Positionen werden erst bei der nachträglichen ordentlichen Veranlagung zu tatsächlichen Abzügen. Dieser Ratgeber beschreibt, was Sie dann geltend machen können und was nicht durchgeht.

Die geltenden Bundesmaxima

Diese Beträge stammen aus der direkten Bundessteuer. Sie bilden den gemeinsamen Sockel; Ihr Kanton wendet daneben seine eigenen Grenzen an, mitunter grosszügiger, mitunter enger.

Der Arbeitsweg Wohnort – Arbeitsort

Öffentlicher Verkehr: die tatsächlichen Kosten

Sie ziehen ab, was Sie bezahlen: Streckenabonnement, Generalabonnement, Verbundabonnement oder Einzelbillette, wenn Ihre Fahrten unregelmässig sind. Der zugelassene Betrag endet beim Bundesmaximum, das erreicht ist, sobald ein Generalabonnement im Dossier liegt.

Dieses Maximum ist eine der seltenen Grenzen, die lange Arbeitswege trifft: Darüber hinaus bleibt die Ausgabe ohne steuerliche Wirkung an Ihnen hängen. Die Kantone haben je ein eigenes Maximum für die Kantonssteuer festgelegt, und es deckt sich nicht immer mit dem Bundesmaximum.

Auto: die Ausnahme, nicht die Regel

Das Privatfahrzeug wird nur zugelassen, wenn der öffentliche Verkehr nicht vorhanden oder nicht zumutbar ist: fehlende Erschliessung, mit Ihren Zeiten unvereinbarer Fahrplan, Behinderung, erheblicher Zeitgewinn auf der gesamten Strecke. Die Entschädigung berechnet sich dann pro Kilometer, nach einem in der Bundesverordnung festgelegten und von den Kantonen übernommenen Ansatz.

Wochenaufenthalt

Zwingt Ihre Arbeit Sie, unter der Woche fern von Ihrem Wohnsitz zu übernachten, sind die Mehrkosten der Unterkunft und die wöchentlichen Heimfahrten abziehbar. Das ist bei neu Zugezogenen, deren Familie andernorts wohnhaft bleibt, eine häufige Lage — und eine Position, die der Quellensteuerabzug vollständig ignoriert.

Die auswärts eingenommenen Mahlzeiten

Die Pauschale gilt pro Arbeitstag, wenn die Dauer der Pause oder die Entfernung Ihnen nicht erlaubt, zum Essen nach Hause zu gehen. Gezählt wird nach tatsächlichen Tagen: Ferien, Feiertage, Krankheit und Homeoffice werden abgezogen.

Die Pauschale wird um die Hälfte gekürzt, sobald sich der Arbeitgeber in irgendeiner Form an der Verpflegung beteiligt: Betriebskantine, Essensgutscheine, Vertragsrestaurant, Barbeitrag. Diese Beteiligung steht üblicherweise auf dem Lohnausweis, und die Verwaltung prüft sie.

Schicht- oder Nachtarbeit eröffnet eine besondere Pauschale, die sich für dieselben Tage nicht mit jener der gewöhnlichen Mahlzeiten kumulieren lässt.

Die übrigen Berufskosten

Das ist eine Sammelkategorie, gedeckt durch eine Pauschale im Verhältnis zum Nettolohn, begrenzt durch einen Mindest- und einen Höchstbetrag. Sie umfasst Werkzeug, Berufskleidung, Fachliteratur, privates für die Arbeit genutztes Informatikmaterial und das Arbeitszimmer.

Diese Pauschale wird ohne Beleg gewährt. Sie können ihr Ihre tatsächlichen Kosten entgegenstellen, dann aber für die ganze Kategorie und mit Belegen: Es ist nicht möglich, die Pauschale zu behalten und eine Ausgabe obendrauf zu setzen.

Das Arbeitszimmer

Der gesonderte Abzug eines Arbeitszimmers setzt drei kumulative Bedingungen voraus: Sie erledigen regelmässig einen wesentlichen Teil Ihrer Arbeit zu Hause, Ihr Arbeitgeber stellt Ihnen keinen geeigneten Arbeitsplatz zur Verfügung, und ein Raum ist hauptsächlich diesem Zweck gewidmet. Eine Ecke im Wohnzimmer genügt nicht.

Sind die Bedingungen erfüllt, wird ein flächenanteiliger Teil der Miete berücksichtigt. Bei einer angestellten Person im Teil-Homeoffice übersteigt die Rechnung selten die Pauschale: Prüfen Sie es, bevor Sie auf die Pauschale verzichten.

Die Weiterbildung

Die Kosten berufsorientierter Aus- und Weiterbildung, Umschulung eingeschlossen, sind gesondert und gegen Belege abziehbar, innerhalb einer vom Bundesgesetz festgelegten Jahresgrenze. Es handelt sich nicht um Berufskosten im engen Sinn, sondern um einen allgemeinen Abzug: Er verbraucht die obige Pauschale nicht.

Zwei Vorbehalte. Die Erstausbildung — ein erster Abschluss der Sekundarstufe II — ist nicht abziehbar. Und was Ihr Arbeitgeber übernimmt, ebenso wenig: Es zählt nur der Anteil, der an Ihnen hängen bleibt.

Pauschale oder tatsächliche Kosten: was gewinnt

Die Frage stellt sich je nach Position anders. Manche sind stets tatsächlich, andere stets pauschal, und nur eine lässt sich wählen.

Die Faustregel passt in eine Zeile: Die Pauschale der übrigen Berufskosten schlägt die tatsächlichen Kosten bei den meisten Büroangestellten und verliert bei Berufen, die ihr Werkzeug selbst kaufen. Rechnen Sie es einmal, es gilt für mehrere Jahre.

Was nicht abziehbar ist

Diese Ausgaben tauchen ständig auf und begründen keinen Anspruch. Sie einzutragen führt zur Aufrechnung, mit Zinsen.

• Was der Arbeitgeber Ihnen vergütet. Die Vergütungen stehen unter Ziffer 13 Ihres Lohnausweises — siehe wie man ihn liest.
• Gewöhnliche Kleidung, auch fürs Büro gekauft. Nur Schutzkleidung oder Uniform zählen.
• Mahlzeiten an nicht gearbeiteten Tagen und jene, die Sie im Homeoffice zu Hause einnehmen.
• Verkehrsbussen, private Parkkosten, Bequemlichkeitsmauten.
• Die Erstausbildung und die Kinderbetreuungskosten, die unter andere Abzüge fallen.
• Ein Umzug aus persönlichen Gründen. Nur ein vom Arbeitgeber verlangter Umzug kann zugelassen werden.

Das Dossier zusammenstellen

1. 01

   Zählen Sie Ihre Arbeitstage

   Die Pauschalen für Verpflegung und Fahrkosten hängen davon ab, und ein Teilzeitpensum kürzt sie anteilig. Ziffer 15 des Lohnausweises nennt die Anstellungsperioden.

2. 02

   Sammeln Sie die Belege, die die Kosten nachweisen

   Verkehrsabonnement, Weiterbildungsrechnungen, Abrechnung der Verpflegungsbeteiligung. Die Pauschalen verlangen nichts; alles Übrige schon.

3. 03

   Vergleichen Sie die Summe mit der Pauschale der Quellensteuer

   Der Tarif enthält bereits einen Kostenanteil. Bleiben Ihre tatsächlichen Positionen darunter, würde die ordentliche Veranlagung Sie mehr kosten als einbringen.

4. 04

   Entscheiden Sie vor dem 31. März

   Das ist die Frist des NOV-Gesuchs, und sie ist eine Verwirkungsfrist. Der Entscheid ist unumkehrbar — siehe was er nach sich zieht.

Häufige Fragen